ΣύνδεσηΕυέλικτη έναντι παραδοσιακής διαχείρισης έργων : ένας οδηγός για να επιλέξετε
Αυτό το άρθρο διερευνά τα βασικά χαρακτηριστικά των ευέλικτων και των παραδοσιακών μεθοδολογιών, πλαισίων ή προσεγγίσεων διαχείρισης έργων και παρέχει μια επισκόπηση και καθοδήγηση σχετικά με τους παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την επιλογή της μεθοδολογίας που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας.
Η ευέλικτη και η παραδοσιακή διαχείριση έργων έχουν συζητηθεί ευρέως τα τελευταία χρόνια. Συχνά, το ενδιαφέρον επικεντρώνεται στο πώς να μεταβείτε πλήρως στην ευέλικτη μέθοδο, αλλά είναι πάντα η καλύτερη επιλογή
Στην πραγματικότητα, ορισμένα έργα εξακολουθούν να απαιτούν την αυστηρότητα και την ακρίβεια μιας παραδοσιακής προσέγγισης. Για παράδειγμα, η επικαιροποίηση ενός οικονομικού συστήματος μπορεί να απαιτεί συγκεκριμένη τεκμηρίωση για τη συμμόρφωση με τους ισχύοντες κανονισμούς.
Πώς λοιπόν αποφασίζετε ποια προσέγγιση θα υιοθετήσετε Είναι δυνατόν να χρησιμοποιήσετε και τις δύο μεθόδους Και τι γίνεται αν θέλετε να μεταβείτε από μια παραδοσιακή μέθοδο στην ευέλικτη στα μισά του έργου
Σε αυτό το άρθρο, θα σας καθοδηγήσουμε στην επιλογή της καταλληλότερης μεθόδου, λαμβάνοντας υπόψη βασικούς παράγοντες όπως το επίπεδο κινδύνου, η αβεβαιότητα και η ταχύτητα παράδοσης. Λάβετε υπόψη ότι η ιδανική προσέγγιση θα πρέπει πάντα να προσαρμόζεται στις συγκεκριμένες ανάγκες του οργανισμού σας.
ΤΙ ΕΊΝΑΙ Η ΠΑΡΑΔΟΣΙΑΚΉ ΔΙΑΧΕΊΡΙΣΗ ΈΡΓΩΝ
Η διαχείριση έργων είναι ένας κλάδος που περιλαμβάνει ένα σύνολο καθιερωμένων πρακτικών, εργαλείων και τεχνικών για τη διαχείριση ενός έργου. Ένα έργο είναι μια προσωρινή προσπάθεια για τη δημιουργία κάτι μοναδικού, όπως ένα προϊόν, μια υπηρεσία ή ένα αποτέλεσμα.
Σε πολλά έργα, όπως η κατασκευή υποδομών, είναι δυνατόν να καθοριστούν εκ των προτέρων όλες οι απαιτήσεις του τελικού προϊόντος και να σχεδιαστεί το έργο λεπτομερώς. Υποτίθεται επίσης ότι θα υπάρξουν λίγες αλλαγές στην πορεία, καθιστώντας την ανάπτυξη του έργου προβλέψιμη. Ολόκληρος ο κύκλος ζωής του έργου χωρίζεται σε πολλές φάσεις και οι εργασίες ολοκληρώνονται φάση προς φάση.
Σε αυτές τις περιπτώσεις, μια τυπική ακολουθία φάσεων μπορεί να μοιάζει ως εξής:
- Έναρξη του έργου
- Σχεδιασμός
- Εκτέλεση
- Παρακολούθηση
- Κλείσιμο του έργου
Η παραδοσιακή διαχείριση έργων χρησιμοποιεί ένα μοντέλο καταρράκτη, όπου κάθε φάση πρέπει να ολοκληρωθεί πριν προχωρήσει στην επόμενη. Συνήθως χρησιμοποιούνται εργαλεία όπως η Δομή Κατανομής Εργασιών (WBS) και τα διαγράμματα Gantt.
Μια παραδοσιακή μεθοδολογία διαχείρισης έργων παρουσιάζεται συχνά ως μια πλήρης εργαλειοθήκη, η οποία περιλαμβάνει:
- Αρχές
- Διαδικασίες
- Διαδικασίες
- Κατευθυντήριες γραμμές
- Πρότυπα
- Λίστες ελέγχου
- Εργαλεία
- Ορισμοί ρόλων και αρμοδιοτήτων
Αυτές οι διαδικασίες μπορούν να συγκεντρωθούν σε ένα εγχειρίδιο διαχείρισης έργων, το οποίο παρέχει έναν βήμα προς βήμα οδηγό για τη διαχείριση έργων.
Τα παραδοσιακά μαθήματα Διαχείρισης Έργων που διατίθενται στο iLEARN® περιλαμβάνουν:
ΤΙ ΕΊΝΑΙ Η ΕΥΈΛΙΚΤΗ ΔΙΑΧΕΊΡΙΣΗ ΈΡΓΩΝ
Το Agile Manifesto (2001) ορίζει τις βασικές αξίες αυτής της προσέγγισης:
- Τα άτομα και οι αλληλεπιδράσεις είναι πιο σημαντικά από τις διαδικασίες και τα εργαλεία.
- Το λειτουργικό λογισμικό είναι πιο σημαντικό από την ολοκληρωμένη τεκμηρίωση.
- Η συνεργασία με τους πελάτες είναι πιο σημαντική από τη διαπραγμάτευση συμβάσεων.
- Η ανταπόκριση στην αλλαγή είναι πιο σημαντική από την τήρηση ενός σχεδίου.
Αν και ξεκίνησε από την ανάπτυξη λογισμικού, το ευέλικτο μανιφέστο εφαρμόζεται και στη διαχείριση έργων. Οι ευέλικτες μέθοδοι επαναπροσδιορίζουν στοιχεία της παραδοσιακής διαχείρισης έργων απλοποιώντας τις διαδικασίες και τις διαδικασίες.
Υπάρχουν πολλές ευέλικτες μέθοδοι, η καθεμία με τα δικά της χαρακτηριστικά και δυνατότητες. Μεταξύ των πιο ευρέως χρησιμοποιούμενων είναι η Scrum, η Kanban, ο ακραίος προγραμματισμός (XP), η λιτή ανάπτυξη λογισμικού και η Crystal.
ΠΟΙΟ ΜΆΘΗΜΑ ΕΥΈΛΙΚΤΗΣ ΜΕΘΌΔΟΥ ΝΑ ΕΠΙΛΈΞΕΤΕ
Τα μαθήματα AgileLearn® προσφέρουν μια εξαιρετική επισκόπηση των προσεγγίσεων διαχείρισης Agile και του τρόπου χρήσης τους στη διαχείριση έργων και σε άλλα πλαίσια. Υπάρχουν επίσης μαθήματα αφιερωμένα σε κάθε συγκεκριμένη ευέλικτη μέθοδο διαχείρισης έργων:
ΔΙΑΦΟΡΈΣ ΜΕΤΑΞΎ ΕΥΈΛΙΚΤΗΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΔΟΣΙΑΚΉΣ ΔΙΑΧΕΊΡΙΣΗΣ ΈΡΓΩΝ
- Λεπτομέρεια και τεκμηρίωση: Οι ευέλικτες μέθοδοι είναι λιγότερο λεπτομερείς και επικεντρώνονται περισσότερο στις ανθρώπινες αλληλεπιδράσεις παρά στις άκαμπτες διαδικασίες. Υπάρχουν λιγότερα συγκεκριμένα μοντέλα και διαδικασίες σε σύγκριση με την παραδοσιακή προσέγγιση.
- Σχεδιασμός και προσαρμοστικότητα: Η ευέλικτη μέθοδος δίνει προτεραιότητα στην ταχεία παράδοση ενός λειτουργικού προϊόντος και προσαρμόζεται συνεχώς στις αλλαγές, σε αντίθεση με τον λεπτομερή εκ των προτέρων σχεδιασμό των παραδοσιακών μεθόδων.
- Συνεχής επανεξέταση: Οι ευέλικτες ομάδες επανεξετάζουν και βελτιώνουν συνεχώς τόσο το προϊόν όσο και τη διαδικασία μέσω των "διδαγμάτων που αντλούνται" (αναδρομές) στο τέλος κάθε επανάληψης.
- Μύθοι που πρέπει να καταρριφθούν: Σε αντίθεση με τη δημοφιλή πεποίθηση, η ευέλικτη μέθοδος περιλαμβάνει σχεδιασμό, έστω και επαναληπτικό, και απαιτεί την παρουσία ενός διαχειριστή έργου, αν και σε διαφορετικό ρόλο, που επικεντρώνεται στην ηγεσία και την υποστήριξη της ομάδας.
- Απαιτήσεις και τεκμηρίωση: Οι λεπτομερείς απαιτήσεις δεν καθορίζονται στην αρχή ενός ευέλικτου έργου- εξελίσσονται κατά τη διάρκεια των επαναλήψεων σε στενή συνεργασία με τον πελάτη.
ΠΌΤΕ ΝΑ ΕΠΙΛΈΞΕΤΕ ΤΗΝ ΕΥΈΛΙΚΤΗ ΈΝΑΝΤΙ ΤΗΣ ΠΑΡΑΔΟΣΙΑΚΉΣ ΔΙΑΧΕΊΡΙΣΗΣ ΈΡΓΩΝ
- Σαφήνεια των απαιτήσεων: Η ευέλικτη προσέγγιση λειτουργεί καλύτερα όταν οι απαιτήσεις είναι ασαφείς ή υπόκεινται σε αλλαγές, ενώ η παραδοσιακή προσέγγιση είναι πιο κατάλληλη όταν οι απαιτήσεις μπορούν να καθοριστούν με σαφήνεια στην αρχή του έργου.
- Τεχνολογία: Η ευέλικτη προσέγγιση επιτρέπει περισσότερο πειραματισμό με νέες τεχνολογίες. Όταν η τεχνολογία δεν είναι νέα, η παραδοσιακή προσέγγιση μπορεί να είναι πιο κατάλληλη.
- Κίνδυνος: Γενικά, όταν υπάρχει υψηλός κίνδυνος, η παραδοσιακή προσέγγιση διαχείρισης έργου μπορεί να είναι πιο κατάλληλη, επειδή σχεδιάζει αυστηρά κάθε πτυχή. Ωστόσο, εάν ο κίνδυνος σχετίζεται με αβέβαιες απαιτήσεις ή συνθήκες της αγοράς, η ευελιξία και η προσαρμοστικότητα της ευέλικτης προσέγγισης μπορεί να είναι πολύτιμες.
- Κρισιμότητα του τελικού προϊόντος ή της υπηρεσίας: Επειδή υπάρχει λιγότερη τεκμηρίωση, η ευέλικτη προσέγγιση μπορεί να μην είναι κατάλληλη για κρίσιμα προϊόντα, όπως η ανάπτυξη φαρμάκων ή εξαρτήματα διαστημικών λεωφορείων. Σε αυτές τις περιπτώσεις, προτιμάται μια πιο παραδοσιακή προσέγγιση.
ΥΒΡΙΔΙΚΈΣ ΜΈΘΟΔΟΙ ΔΙΑΧΕΊΡΙΣΗΣ ΈΡΓΩΝ ΚΑΙ ΤΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΉΜΑΤΆ ΤΟΥΣ
Οι κατάλογοι ελέγχου μπορούν να βοηθήσουν στην αξιολόγηση των παραγόντων ενός έργου για την επιλογή της καλύτερης προσέγγισης, αλλά είναι επίσης σημαντικό να ληφθεί υπόψη η εξοικείωση των χορηγών με την επιλεγμένη μέθοδο. Οι χορηγοί που είναι συνηθισμένοι στην παραδοσιακή προσέγγιση μπορεί να αντιστέκονται στην αλλαγή, γεγονός που απαιτεί προσεκτική επικοινωνία σχετικά με τα οφέλη της ευέλικτης μεθόδου.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο διαχειριστής έργου μπορεί να υιοθετήσει μια υβριδική προσέγγιση, συνδυάζοντας παραδοσιακά και ευέλικτα στοιχεία για να καλύψει τις ανάγκες όλων των ενδιαφερομένων μερών. Οι υβριδικές προσεγγίσεις, που συνδυάζουν πτυχές και των δύο μεθοδολογιών, γίνονται όλο και πιο συνηθισμένες στους οργανισμούς.
- Πλεονεκτήματα και των δύο προσεγγίσεων: Κάθε προσέγγιση έχει τα πλεονεκτήματά της, γι' αυτό είναι σημαντικό να τα κατανοήσετε για να επιλέξετε τη σωστή προσέγγιση για κάθε έργο.
- Ευέλικτη έναντι παραδοσιακής: Η ευέλικτη μέθοδος ενδείκνυται για μικρότερες ομάδες και έργα με ασαφείς ή υψηλού κινδύνου απαιτήσεις, ενώ η παραδοσιακή προτιμάται για σύνθετα έργα, μεγαλύτερες ομάδες και σταθερά περιβάλλοντα.
- Επεκτασιμότητα της ευέλικτης μεθόδου: Οι ευέλικτες μεθοδολογίες εξελίσσονται ώστε να εξυπηρετούν μεγάλους οργανισμούς και πολύπλοκα έργα.
- Ταχύτητα και ευελιξία: Η ευέλικτη μέθοδος δεν είναι πάντα η ταχύτερη προσέγγιση, καθώς η ευελιξία μπορεί να οδηγήσει σε μια νέα αρχή εάν η πρώτη έκδοση δεν ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις.
- Έργα με εξωτερικούς προμηθευτές: Η παραδοσιακή προσέγγιση είναι συχνά καταλληλότερη όταν τμήματα του έργου ανατίθενται σε εξωτερικούς προμηθευτές, καθώς απαιτεί σαφή καθορισμό των εργασιών και των συμβατικών όρων.
Για να μάθετε περισσότερα, διαβάστε τον οδηγό μας για το Πώς να επιλέξετε το πλαίσιο και το μάθημα διαχείρισης έργων.