Cursos Gestión de Proyectos Ágil vs Tradicional: una guía para elegir

INTRODUCCIÓN

La gestión ágil de proyectos y el desarrollo de software se han convertido en temas candentes en los últimos años. Sin embargo, hasta la fecha, el énfasis parece haber estado en cómo pasar de un enfoque tradicional a Agile, abandonando el enfoque tradicional por completo.

Si bien Agile puede ser el mejor enfoque para algunos proyectos, otros proyectos aún requieren el rigor de un enfoque más tradicional. Por ejemplo, actualizar un sistema financiero puede requerir documentación específica para cumplir con Sarbanes-Oxley. ¿Cómo debe decidir una organización el enfoque que tomar? ¿Una organización tiene que usar solo un enfoque? ¿Se puede modificar el enfoque a la mitad del proyecto?

En este artículo, discutiremos cómo decidir el mejor enfoque en función de parámetros clave como el nivel de riesgo, el nivel de incertidumbre y la velocidad de entrega.

Sin embargo, recuerda siempre que el enfoque elegido deberá adaptarse a las necesidades y al contexto de la organización.

Recuerda también que se deben considerar una serie de factores que no se discutirán, como la gestión del cambio organizacional, la formación, la gestión del soporte y el entrenamiento.

GESTIÓN DE PROYECTOS TRADICIONAL

La gestión de proyectos es una práctica milenaria. La gestión de proyectos como práctica se puede encontrar en la construcción de las pirámides o del Taj Mahal o incluso en proyectos más modernos de desarrollo de autopistas, carreteras, puentes, nuevas ciudades, nuevos ferrocarriles y nuevos productos, por nombrar algunos.

La gestión de proyectos es una disciplina que consiste en un conjunto de prácticas, instrumentos y técnicas probadas que se aplican en la gestión de un proyecto. Según muchas definiciones, el proyecto es un esfuerzo temporal realizado para crear un producto, un servicio o un resultado único. El resultado de un proyecto es siempre algo único, algo nuevo.

Para la mayoría de los productos, como la construcción de infraestructura tradicional, es posible que el equipo defina y establezca por adelantado todos los requisitos del producto final. Por lo tanto, todo el proyecto también se puede planificar en detalle por adelantado. También se supone que el número de cambios es relativamente bajo. Todo el desarrollo del proyecto puede volverse predecible. En tales proyectos, se puede definir una serie de actividades para el proyecto, como inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, cierre, etc. Todas las actividades suceden en una secuencia. Todo el ciclo de vida del proyecto se divide en varias fases y el trabajo se completa fase por fase.

La gestión de proyectos tradicional utiliza un modelo de desarrollo en cascada, en el que se completa una fase antes de que pueda comenzar la fase siguiente. Al final, el producto o servicio final está listo. Los instrumentos como la estructura de descomposición del trabajo y los diagramas de Gantt se utilizan ampliamente:

  • Principios
  • Procesos
  • Procedimientos
  • Directrices
  • Modelos
  • Listas de control
  • Instrumentos
  • Definiciones de Funciones y Responsabilidades

Los procedimientos pueden ser recogidos en un manual de gestión de proyectos y contener el enfoque paso a paso para ejecutar proyectos.

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GESTIÓN DE PROYECTOS ÁGIL

El Manifiesto para el Desarrollo Ágil de Software (© 2001) establece los valores fundamentales para el enfoque Agile:

“Estamos descubriendo mejores formas de desarrollo de software haciéndolo y ayudando a otros a hacerlo. A través de este trabajo hemos llegado a valorar:

  • Individuos e interacciones sobre procesos e instrumentos
    Software de trabajo sobre documentación completa
    Colaboración con el cliente sobre la negociación del contrato
    Responder al cambio sobre el siguiente plan

Es decir, mientras hay valor en los elementos de la derecha, valoramos más los elementos de la izquierda. (Agilemanifesto.org, 2001)”.

Si bien el manifiesto se centra en el desarrollo de software, los principios también se aplican a la gestión de proyectos.

Todos los métodos ágiles de gestión de proyectos tienen algunas características comunes, tales como:

  • Centrarse en la creación de valor y la satisfacción del cliente
  • Plazos de entrega rápidos
  • Adaptación continua
  • Centrarse en la colaboración
  • Mayor transparencia
  • Pruebas tempranos y con frecuencia
  • Un paso a la vez (construir por iteraciones)
  • Personal automotivado y autónomo
  • Comunicación eficiente

Las metodologías para la gestión ágil de proyectos están interpretando y detallando con un énfasis diferente algunos elementos que constituyen un enfoque tradicional de gestión de proyectos (típicamente procesos, procedimientos). Los enfoques ágiles de gestión de proyectos siguen siendo "ligeros" o "simplificados”.

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Además, los cursos AgileLearn®, https://www.innovativelearning.eu/es/productos/agilelearn.html, brinde una excelente descripción general de los enfoques de gestión Agile y cómo usarlos en la gestión de proyectos, pero también en otros contextos, como el desarrollo de productos / servicios y negocios como de costumbre.

DIFERENCIAS ENTRE LA GESTIÓN DE PROYECTOS ÁGIL Y LA TRADICIONAL

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre la gestión de proyectos tradicional y Ágil?

Por lo general, las metodologías ágiles no son tan detalladas como la metodología tradicional. Esto apoya la idea de “individuos e interacción sobre procesos e instrumentos” contenida en el manifiesto Agile. Si bien puede haber directrices generales en el enfoque Agile, no tiene los detalles proporcionados con el enfoque tradicional. Habrá menos modelos y pasos de procedimiento menos específicos en la metodología Agile.

Los principios ágiles enfatizan un producto funcional sobre la documentación. Debido a esto, los enfoques Agile pasan más rápidamente a la ejecución y dedican menos tiempo a la planificación. No se incluyen planes de gestión de proyectos complejos, documentos de requisitos detallados o documentación de funciones y responsabilidades, que son documentos de planificación clave de una metodología tradicional.

Un aspecto clave de los enfoques ágiles es la adaptabilidad. El equipo no solo observa el producto a medida que se desarrolla y realiza cambios en las funciones, sino que también observa el proceso. Al final de cada iteración, el equipo lleva a cabo una sesión de lecciones aprendidas, a menudo denominada retrospectiva. El objetivo de la sesión es revisar tanto el producto como el proceso. El equipo analiza cómo va el proyecto y qué cambios en los procedimientos aumentarían su rendimiento. Por ejemplo, el equipo puede decidir que necesita modificar el proceso de prueba o cambiar el formato de las reuniones.

En los proyectos tradicionales, la realización de lecciones aprendidas es parte del proceso de cierre del proyecto. Al igual que en el enfoque Agile, un tema es una revisión de las actividades de gestión de proyectos; aunque cualquier recomendación de cambios en el proceso impacta en proyectos futuros más que en el proyecto actual. Incluso si las lecciones aprendidas se llevan a cabo al final de cada fase, debido a que esa fase no se repetirá para el proyecto, las recomendaciones solo tendrán un impacto en proyectos futuros.

Sin embargo, existen varios mitos comunes en la gestión ágil de proyectos. Un mito es que no hay planificación en un enfoque ágil. La planificación ocurre, pero, al igual que el desarrollo real, es un proceso iterativo. Los equipos planean inicialmente características de alto nivel. Al comienzo de cada iteración, se crea un plan más detallado para esa iteración. Si bien los planes detallados no se desarrollan al principio, debido a las incógnitas, la planificación es definitivamente parte de un proyecto Agile.

Así como no hay documentos de planificación detallados desarrollados al comienzo del proyecto, no hay documentos de requisitos detallados. Los equipos de proyecto trabajan en estrecha colaboración con el cliente para definir las características del producto final. En esta fase, solo se documenta información de alto nivel para cada función; los detalles se determinan durante la iteración en la que se desarrolla la función.

Un segundo mito es que los proyectos ágiles no requieren directores de proyecto. En realidad, el papel del director de proyecto es diferente, ya que hay menos énfasis en las actividades de gestión, como la planificación o la elaboración de presupuestos, y más énfasis en liderar el equipo. Jim Highsmith usa el término “liderazgo-colaboración” para describir el rol modificado del director de proyecto. En el entorno ágil, los directores de proyecto se enfocan en comunicar la visión del proyecto, brindar apoyo al equipo y eliminar los obstáculos que impedirían el progreso.

CÓMO SELECCIONAR EL ENFOQUE CORRECTO AL INICIO DEL PROYECTO

Como sucede a menudo, tampoco hay una solución inmediata en la gestión de proyectos. La decisión de adoptar un enfoque tradicional vs. el enfoque ágil de gestión de proyectos debe basarse en varios factores. Entre otros, los factores a considerar son:

  • ¿Cuántos son claros los requisitos? Un enfoque ágil se adapta mejor a una situación en la que los requisitos no están claros o están sujetos a cambios, mientras que el enfoque tradicional se adapta mejor a una situación en la que los requisitos se pueden definir claramente al comienzo del proyecto.
  • ¿Está involucrada la nueva tecnología? El enfoque Agile permite una mayor experimentación con nuevas tecnologías. Cuando la tecnología no es nueva, un enfoque tradicional puede ser más apropiado.
  • ¿Hay mucho riesgo? Con un enfoque ágil, el riesgo se puede abordar antes en el proyecto.
  • ¿Está disponible el equipo adecuado? Un equipo Agile suele ser pequeño y está compuesto por miembros más experimentados. Si el proyecto requiere un equipo más grande, el enfoque tradicional puede adaptarse mejor al proyecto.
  • ¿Cuál es la criticidad del producto o del servicio final? Debido a que hay menos documentación, un enfoque Agile puede no ser apropiado para productos críticos como el desarrollo de fármacos o los componentes del transbordador espacial. En estos casos, lo mejor es un enfoque más tradicional.

Basándose en estas preguntas, se pueden usar listas de control para evaluar los factores del proyecto y decidir el mejor enfoque para cualquier proyecto. Obviamente, el patrocinador deberá sentirse cómodo con la decisión. Si un patrocinador está más acostumbrado a un enfoque tradicional, apoyar un proyecto Agile podría generar confusión o conflicto. Por ejemplo, considere la posibilidad de informar sobre el estado del proyecto. En el enfoque tradicional, los patrocinadores suelen recibir un informe de estado escrito semanal. En el mundo Agile, se le dice al patrocinador que debe presentarse a la reunión diaria para obtener una actualización de estado. Es posible que se resistan a este cambio y soliciten el informe de estado semanal de todos modos. El director de proyecto deberá educar al patrocinador sobre el enfoque Agile y vender los beneficios para que el patrocinador comprenda cómo respalda el proyecto en este nuevo entorno. En algunos casos, el director de proyecto puede tener que realizar algunas de las tareas tradicionales de gestión de proyectos entre bastidores para apoyar a las partes interesadas mientras el equipo avanza utilizando el enfoque Agile.

Una posible solución y mejora son los enfoques híbridos que implican combinar aspectos tradicionales con metodologías ágiles de gestión de proyectos. Esta es una tendencia cada vez más frecuente en la organización. Por ejemplo, un marco de gobierno tradicional basado en diferentes equipos que trabajan en varias fases y/o partes del proyecto con diferentes metodologías, algunas tradicionales y otras ágiles.

CONCLUSIONES

Cada enfoque tiene una serie de ventajas. Las organizaciones que utilizan ambos enfoques deben comprender las ventajas de cada uno para poder seleccionar el mejor enfoque para cualquier proyecto determinado. En algunos casos, la hibridación podría ser el camino a seguir.

En general, el enfoque tradicional es más adecuado para proyectos complejos con equipos de proyecto más grandes. Agile funciona bien con equipos más pequeños con altos niveles de habilidad. Sin embargo, esto puede ser cuestionable ya que las metodologías para escalar enfoques ágiles en grandes organizaciones y proyectos están surgiendo y madurando en los últimos años.

Lo que es indudable es que el enfoque tradicional funciona mejor en entornos más estables donde hay poco uso de nuevas tecnologías. Agile funciona bien cuando se utiliza nueva tecnología. Un enfoque tradicional proporciona un mayor nivel de documentación. Agile funciona bien cuando los requisitos no están claros o el riesgo es alto.

Si bien Agile es flexible, no siempre es el enfoque más rápido. Si bien es cierto que puede desarrollarse antes una versión funcional, también podría darse la situación de que se desarrolle una primera versión del producto y, tras revisarla, el equipo vuelva a empezar. Debido a que no hubo tanta planificación, el equipo puede descubrir cómo no diseñar el producto.

Finalmente, los enfoques tradicionales tienden a ser más fáciles de adoptar cuando partes clave de los proyectos se asignan a organizaciones externas y necesitan acuerdos relativamente inflexibles. En estos casos, generalmente se requiere definir con precisión el trabajo y los términos con el proveedor y esto encaja mejor en un marco tradicional de gestión de proyectos.

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